Y a-t-il une chose qui te fait plus regretter de t’être lancée à ton compte que de devoir gérer ta comptabilité?

Perso, tout ce qui touche les chiffres m’embête, de la facturation à la gestion des dépenses à la nécessité (ou non) d’avoir des assurances. Je ne peux pas être seule?

Même si je sais que c’est un mal nécessaire quand on est pigiste… ça me fait tellement suer!

Alors, comment faire ta tenue de livres dans la ~joie et l’allégresse~? Voici quelques trucs.

Mes conseils ne sont pas fiscaux ou comptables. Je traite de mon expérience personnelle avec la gestion des finances. En cas de doute, consulte une professionnelle.

Comptabilité de pigiste 101

ordinateur et cahier de notes sur un bureau

Je l’ai souvent dit : je crois que l’organisation est souvent plus importante que les chiffres, quand il est question de finances personnelles. Je crois que la même chose est vraie quand tu es pigiste. 

Je ne connais pas grand monde qui a choisi d’être travailleuse autonome pour la gestion de la chose, alors tu dois trouver des systèmes pour t’aider. 

Quand tu deviens pigiste, tu dois vite te familiariser avec plusieurs nouveaux mots et concepts :

  • Facturation
  • Dépenses d’entreprise et dépenses personnelles
  • Inscription aux taxes (obligatoire lorsque tu fais 30 000$ lors d’un trimestre ou lors de quatre trimestres consécutifs, mais peut-être avantageux même lorsque ce n’est pas le cas)
  • Paiement d’impôts, puis d’acomptes provisionnels

Est-ce qu’être organisée te vient facilement? Perso, je dirais que c’est ma plus grande force… mais j’ai longtemps résisté à l’organisation financière de mon entreprise vu ma haine des chiffres! 😂

Pourtant, une fois que ton système est en place, tout se fait tout seul, ça devient un automatisme! Zéro besoin d’être bonne en maths. 

Heureusement ou malheureusement, c’est essentiel de comprendre d’où viennent tes revenus et dépenses pour pouvoir terminer l’année avec encore de l’argent dans tes poches!

Ma solution : tous les vendredis, je mets un 15 minutes à mon horaire (pas plus!) pour jeter un coup d’oeil à mes finances et envoyer des factures ou faire des suivis si des paiements sont en retard. 

Puisque c’est à mon horaire (Marie Forleo, ma préférée, dit souvent « if it’s not scheduled, it’s not real » et j’y crois vraiment) et que je m’y attarde toutes les semaines, ma gestion financière est maintenant tellement facile! 

Mon aide-mémoire pour travailleuses autonomes

Aide-mémoire Excel pour travailleuses autonomes

 

OK, tout ça c’est bien, mais concrètement, tu t’organises comment? 

J’ai créé mon propre aide-mémoire pour travailleuses autonomes pour me simplifier la vie – et je te propose de l’adopter aussi. 

Je n’aime pas trop l’idée d’avoir besoin d’internet pour accéder à mes données. J’aime le fait de tout contrôler directement sur mon ordi. Je n’aime pas les factures automatisées envoyées par courriel, non plus. Tu te reconnais?

Cet outil me permet d’éviter des heures de stress et je sais qu’il t’aidera également!

Si je comprends cet outil, n’importe qui peut le comprendre, promis. 

TOUT ce qui peut être automatisé l’est, pour que tu puisses te concentrer ce qui compte vraiment pour toi et qui t’a menée à te lancer à ton compte.

Pourquoi utiliser cet aide-mémoire?

ordinateur et cahier de notes

Il existe pleeeeiiiiiin d’excellents logiciels qui permettent de faire de la facturation, alors pourquoi utiliser cet aide-mémoire Excel?

C’est une question de préférences.

Si ces logiciels répondent à tes besoins, c’est PARFAIT. Dans le fond, le but, c’est d’avoir un système qui fonctionne pour TOI, peu importe ce que ça signifie. 

L’important n’est pas tant COMMENT tu organises tes dossiers, mais plutôt que tu le fasses, point.

Quand je suis devenue travailleuse autonome, je ne voulais pas être dépendante d’un logiciel et j’étais un peu parano par rapport à la confidentialité de ceux-ci (même si je réalise que c’est totalement non fondé), donc j’ai commencé à noter mes revenus et dépenses dans un très très très simple fichier Excel.

Mon premier aide-mémoire

La première version de cet outil… disons qu’il est environ 1000% plus complet et facile d’utilisation maintenant!

Avec le temps, mes revenus se sont compliqués. Je me suis inscrite aux taxes. J’ai commencé à avoir plus de dépenses d’entreprise. Et surtout, je voulais plus de données sur mes revenus, pour pouvoir permettre à mon entreprise de grandir.

Je voulais mieux m’organiser (ma plus grande passion).

Alors, à l’aide d’Elsa, magicienne d’Excel (honnêtement) et sous la supervision d’un comptable, nous avons commencé à pimper mon aide-mémoire tout simple.

Je suis SI fière du résultat, qui plaira, je crois, à toutes celles qui d-é-t-e-s-t-e-n-t la comptabilité!

Comment fonctionne ce fichier Excel

Image à la une : comptabilité travailleur autonome

En gros, ce que je propose aujourd’hui, c’est l’outil de mes rêves. 

Cet aide-mémoire pour travailleuses autonomes sert à gérer tes entrées d’argent et tes dépenses.

Quatre onglets (deux groupes de deux) permettent d’avoir accès à toute l’info dont tu as besoin :

  • Entrée d’argent et répartition des revenus
  • Dépenses et répartition des dépenses

Côté revenus :

Onglet "Entrées d'argent"

L’onglet « Entrées d’argent »

Onglet "Répartition des revenus"

Une capture d’écran (légèrement modifiée, on s’entend!) de mon aide-mémoire. Il s’agit de l’onglet « Répartition des revenus »

  • Tu peux indiquer la catégorie de chacun de tes revenus (taxés, non taxés, salariée, etc.)
  • Tu peux indiquer la sous-catégorie de revenus (conférences, rédaction, consultation, etc.)
  • Tu peux indiquer le nom de tes clients

Ensuite, c’est hyper facile d’indiquer tous tes revenus et d’avoir des données sur le pourcentage que représente chaque client ou catégorie de revenus.

Hyper pratique pour analyser où tu veux t’en aller, car il est généralement recommandé de ne pas avoir de client / sous-catégorie représentant plus de 30% de tes revenus, au cas où quelqu’un ne renouvèlerait pas une entente l’année suivante. 

Tu pourras aussi facilement voir tes revenus par trimestre, les revenus facturés et les revenus qui te sont dus. Ah, et tu peux trier l’ordre des données selon tes préférences et jouer avec les dates au besoin!

Côté dépenses : 

Onglet "Dépenses"

  • Tu peux indiquer tes catégories de dépenses, puis indiquer le pourcentage de cette dépense qui est liée à ton entreprise (aka, tu peux aussi indiquer tes dépenses perso comme les dépenses médicales, question d’être prête pour les impôts!)
  • Ensuite, tu peux indiquer chacune de tes dépenses – taxées comme non taxées (ou même partiellement taxées, comme les livres) – et calculer automatiquement le RTI et CTI, si tu es inscrite aux taxes
  • Tu peux aussi indiquer une note sur la récurrence de tes dépenses, pour t’aider à faire un budget pour l’année suivante
  • Finalement, tu peux consulter le total de tes dépenses par mois, par trimestre et par année, par catégorie et au total

Partout sur le fichier, il y a des endroits où tu peux indiquer des notes, pour ton information personnelle ou à l’intention de ton comptable. 

Cet outil est aussi facile d’utilisation que l’outil de prévisions budgétaires (pour débutantes), sinon plus! C’est pour dire!

À la fin de chaque trimestre (quoique tu pourrais le faire une fois par mois pour te faciliter la tâche encore plus), j’ajoute mes dépenses au document, puis j’envoie le fichier à mon comptable et le tour est joué!

Il m’a même dit que quelqu’un qui a légèrement moins peur des chiffres que moi aurait toutes les données pour faire son rapport de taxes seule!

À la fin de l’année, quand vient le temps des impôts, je n’ai plus RIEN à faire. NADA.

Toutes les données dont j’ai besoin sont déjà en place! 

Dans le fond, cet aide-mémoire va devenir ton allié #1 pour réussir à gérer tes finances de pigiste. Je sais que c’est le mien!

Les abonnées ont bien sûr 50% de rabais sur le coût de cet outil, comme pour tous les produits numériques de la boutique.

avantage abonnement

L’outil est également offert en bundle avec d’autres outils Excel :

 

Ce bundle inclut mes cinq outils Excel (Outil de prévisions budgétaires personnelles (pour débutantes), Outil pour créer un budget de voyage, Outil de gestion du cash flow, Outil pour créer un premier budget familial et Aide-mémoire pour travailleuses autonomes).

Psst! Les abonnées ont aussi accès à un modèle de facture Excel gratuitement.

Modèle de facture

Infos pratiques

Découvre cet outil sur la boutique

  • Créé pour les Québécoises
  • Un dossier .zip contenant un fichier Excel et des instructions te sera envoyé par courriel – assure-toi que l’appareil que tu utilises peut lire de tels fichiers
  • Optimisé pour une utilisation à l’ordinateur (Microsoft Excel requis)
  • Permet de garder un oeil sur tes revenus, tes dépenses et à prévoir ton année à venir
  • Fichier Excel à quatre onglets : entrées d’argent, répartition des revenus, dépenses, répartition des dépenses
  • Permet de catégoriser 6 types de revenus (salariée, taxé, non taxé, etc.), 9 sous-catégories (rédaction, consultation, marketing, etc.) et 20 clients
  • Permet de calculer des entrées d'argent et dépenses avec ou sans taxes (TPS/TVQ) ou partiellement taxés
  • Prévois les montants à facturer, gère tes factures en attente et payées et tes dépenses
  • Des instructions plus détaillées te seront envoyées avec ton achat
  • Outil créé en collaboration avec une magicienne d’Excel et approuvé par un comptable
  • Mises à jour de l’outil envoyées gratuitement, à vie (dernière mise à jour : mars 2020)

Tu te demandes encore si être travailleuse autonome est le bon choix pour toi? Découvre toutes mes ressources à ce sujet ici!

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Image pour Pinterest : comptabilité travailleur autonome

Es-tu du genre « Excel » ou « logiciel » quand vient le temps de gérer ta comptabilité de travailleuse autonome? Dis-le-moi dans les commentaires!